Как корпоративный портал способствует повышению продуктивности бизнеса

С ростом компании и увеличением числа сотрудников процессы становятся более сложными. Например, становится труднее контролировать соблюдение регламентов в различных отделах, оценивать эффективность и мотивацию персонала, а также отслеживать взаимодействие между подразделениями.

Корпоративный портал позволяет отслеживать выполнение задач и другие показатели в едином пространстве. Это помогает не только контролировать процессы, но и повышать мотивацию сотрудников и снижать текучесть кадров.

Корпоративные порталы для сотрудников — это инструмент, который позволяет создать единую информационную систему для адаптации и обучения новых работников, а также упростить общение между коллегами и автоматизировать рутинные задачи.

В этой статье разработчики компании DSt Global рассмотрят, как корпоративный портал может стать мощным инструментом для повышения эффективности бизнеса, какие функции он может выполнять и как его разработать.

Корпоративный портал: новый тренд в сфере HR

После пандемии COVID-19 компании начали активно использовать цифровые технологии. На смену бумажным документам и Excel-таблицам пришли корпоративные порталы, которые стали своеобразным аналогом социальных сетей.

Сегодняшние тренды в области HR наглядно демонстрируют, зачем компаниям нужны корпоративные порталы. Прежде всего, они помогают создать сильный HR-бренд и привлечь талантливую рабочую силу.

Простой доступ к информации

Корпоративный портал для сотрудников — это единый цифровой центр, объединяющий всю важную информацию компании в одном месте. Пользователи могут легко получить доступ к необходимым документам, политикам, инструкциям и обновлениям с любого устройства. Работа с актуальными материалами через внутрикорпоративный портал снижает путаницу при обновлении версий документов и повышает производительность.

Оптимизация бизнес-процессов

Объединяя различные бизнес-приложения и процессы на единой платформе, корпоративный портал компании упрощает повседневные операции. Сотрудники могут получить доступ к системам управления персоналом, инструментам учёта расходов и ПО для менеджмента проектов без необходимости переключаться между разными интерфейсами. Например, внедрение корпоративного портала позволяет автоматизировать процесс адаптации новых сотрудников. Так он помогает им быстро заполнять необходимые документы, получать доступ к обучающим материалам и легко связываться с коллегами.

Удобная коммуникация

Корпоративный портал компании делает удобным даже взаимодействие между командами, работающими удалённо или из разных регионов. Возможности совместного редактирования документов, чаты в реальном времени и видеоконференции способствуют формированию сплочённой рабочей атмосферы в цифровом пространстве.

Например, в DST Global разработали корпоративный портал для Agraroom. Его основной модуль DST CRM — система дашбордов и отчётов, которая агрегирует в режиме реального времени все продажи. Это помогает менеджменту принимать взвешенные управленческие решения, настраивать и адаптировать процессы. Среди доступных метрик: товарооборот, средний чек, количество транзакций, рейтинги относительно общего числа продаж, показатели производительности сотрудников и анализ выполнения KPI.

Усиление бренда и корпоративной культуры

Корпоративный портал помогает создать сильный HR-бренд компании. В нём сотрудники обмениваются опытом, получают поддержку, обучаются и просто ощущают себя ценными для компании. Это даёт следующие преимущества:

- Низкую текучесть кадров и экономию на привлечении новых сотрудников.

- Более высокий уровень лояльности и мотивации сотрудников, которым интересно оставаться в компании и помогать ей развиваться.

Как итог, сотрудники вносят больше вклада в компанию, повышают её прибыль и приводят к достижению целей — как бизнеса, так и сотрудников.

Фирменный стиль и ключевые элементы айдентики компании во внутрикорпоративном портале помогают сотрудникам почувствовать свою причастность ценностям и процессам. Организация может размещать новости и истории успеха сотрудников, чтобы все пользователи были в курсе её миссии и были вовлечены в общее дело.

Корпоративные порталы: виды и особенности

Когда компания выбирает корпоративный портал, она сталкивается с выбором: использовать готовое решение или заказать разработку с учётом особенностей бизнеса. Решение зависит от размера команды, текущих процессов и бюджета компании. Рассмотрим примеры.

Популярные коробочные решения

Готовые решения отличаются тем, что их можно быстро развернуть и они относительно недорогие. Однако для компаний с сложными внутренними процессами и высокими требованиями к кастомизации такие решения могут оказаться неподходящими.

SharePoint — это универсальная платформа от Microsoft, которая позволяет создавать внутрикорпоративные порталы и совместные рабочие пространства. Она предоставляет широкие возможности для управления документами, совместной работы и интеграции с другими продуктами Microsoft. Эта платформа идеально подходит для компаний, которые хотят стандартизировать и упростить свои рабочие процессы.

DST Portal — это комплексная система, основанная на платформе DST. Она объединяет управление проектами, CRM и инструменты для коммуникации. Эта система предназначена для компаний, которые хотят получить все необходимые инструменты в одном решении, включая корпоративный портал, CRM-систему и социальную сеть. Она подходит для организаций, которым требуется интеграция различных бизнес-процессов.

Jive — это платформа, которая направлена на повышение вовлечённости сотрудников и оптимизацию коммуникаций. Она предоставляет интерактивные инструменты для обмена знаниями, совместной работы и развития корпоративной культуры. Эта платформа идеально подходит для компаний, которые хотят создать более динамичную и вовлечённую рабочую среду.

Кастомная разработка

Если готовые решения не полностью соответствуют потребностям компании, кастомная разработка корпоративного портала будет лучшим выбором.

Персонализированные возможности.

Адаптивность и масштабируемость. Системы на заказ создаются с учётом перспектив роста и расширения конкретного бизнеса. Это делает их гораздо более гибкими, чем коробочные решения. Не смотря на более высокую стоимость, такое решение в итоге окупается за пару лет.

Ключевые возможности корпоративного портала

В то время как финальный набор всех инструментов корпоративного портала определяется спецификой бизнеса, некоторые возможности системы необходимы практически всем организациям.

Управление документами

Функциональность управления документами включает не только удобную загрузку и хранение файлов (соглашений с контрагентами, договоров с сотрудниками и так далее) на корпоративный портал, но и обеспечение их безопасности. Пользователи могут легко находить нужные документы по метаданным и ключевым словам, а также отслеживать изменения, внесённые другими, с помощью контроля версий. Это упрощает документооборот и повышает эффективность работы.

Например, разработанное нами приложение для производства металлоконструкций упростило процесс отслеживания этапов изготовления изделий. Инженеры могут быстро получить всю информацию о каждом изделии в приложении, отсканировав DATAMATRIX-код. В результате сотрудники стали тратить значительно меньше времени на рутинные процессы документации , фокусируясь на профильных задачах. В результате сбор и обработка отчётности стала на 40% быстрее, а информация в цех передаётся в 15 раз быстрее.

Инструменты для командной работы

Для команд, члены которых работают из разных локаций, крайне важно иметь возможности для комфортной совместной работы над проектами и управления задачами в реальном времени. Корпоративный портал компании должен предоставлять инструменты, позволяющие всем участникам проекта оперативно обмениваться информацией, координировать действия, синхронизировать календарь встреч и отслеживать сроки выполнения задач.

Настраиваемый мониторинг

Кастомизируемые дашборды для отслеживания показателей работы сотрудников — важный элемент корпоративного портала. Желательно, чтобы они поддерживали гибкую настройку отображения информации в зависимости от роли и предпочтений пользователя. Например, руководитель проекта может видеть сводки по текущим проектам, ключевые показатели эффективности и уведомления о сроках, в то время как сотруднику отдела поддержки доступны только список текущих запросов от клиентов и обновления базы знаний.

Безопасность и управление доступом

Защищённость корпоративного портала является критически важным аспектом, поскольку такие платформы обрабатывают конфиденциальную информацию и персональные данные. Важно использовать надёжные механизмы шифрования и аутентификации. Например, двухфакторную аутентификацию (2FA), которая значительно уменьшает риск несанкционированного доступа. Гибкая настройка прав пользователей позволяет администраторам сделать так, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к тем ресурсам, которые необходимы ему в работе.

Этапы разработки корпоративного портала

Рассмотрим основные этапы создания мобильного или веб-приложения корпоративного портала.

Бизнес-анализ и планирование

На первом этапе необходимо чётко определить, какие задачи и проблемы бизнеса должен решать корпоративный портал. Для этого:

- Проводятся интервью с заинтересованными сторонами — представителями отделов, которые будут пользоваться порталом.

- На основании работы аналитиков составляется документ с функциональными и нефункциональными требованиями к приложению, включая интеграции с существующими системами, требования к безопасности, масштабируемости и удобству использования.

- Составленные требования используются при разработке предварительного плана проекта с оценкой необходимых ресурсов, бюджета и сроков реализации.

Разработка MVP

Создание минимально жизнеспособного продукта (MVP) с ключевой функциональностью позволяет на ранних этапах проверить гипотезы, выдвинутые на этапе анализа. Ранний релиз также позволяет собрать обратную связь от реальных пользователей. Внесение корректировок на этом этапе будет менее затратным, чем на более поздних стадиях реализации.

Разработка

Этап непосредственно разработки включает фронтенд-разработку пользовательского интерфейса и бэкенд-разработку — создание серверной части приложения, обеспечивающей обработку данных, логику работы и взаимодействие с базами данных и внешними системами.

Тестирование

Этап включает проверку работоспособности всех механик портала, оценку защищённости системы от потенциальных угроз и уязвимостей, а также тестирование производительности. DST Global использует ручные и автоматические тесты и проводим их параллельно с процессом разработки, что снижает time-to-market всего проекта.

Внедрение и развёртывание

Когда приложение готово к использованию, нужно подготовить инфраструктуру: настроить серверы, базы данных и необходимые интеграции. Этап также включает перенос существующих данных в новый корпоративный портал, обеспечение их целостности и корректности.

Обучение пользователей

Для эффективной работы сотрудников разрабатывается пользовательская документация: руководства и инструкции, описывающие основную функциональность и способы её использования. В зависимости от сложности решения могут потребоваться тренинги и семинары, объясняющие особенности работы с новым корпоративным порталом для сотрудников.

Поддержка и обслуживание

После релиза важно организовать мониторинг работы портала и его регулярное обновление: добавление новых механик и адаптацию к изменяющимся требованиям бизнеса.

Техническую поддержку и улучшение продукта может осуществлять как внутренняя команда, так и внешний подрядчик. Мы предлагаем услугу технической поддержки в рамках SLA, а при передаче системы другой команде собираем подробную документацию для проекта, делая процесс максимально простым.

Заключение

В нишах, где конкуренция растет с каждым днем, таких как fintech, e-commerce и edtech, внедрение корпоративного портала может стать ключевым фактором, который выведет бизнес на новый уровень. Он обеспечивает:

- Единый интерфейс для управления персоналом, процессами и аналитикой.

- Удобство взаимодействия между отделами и командами.

- Повышение эффективности и вовлеченности сотрудников.

- Оптимизацию внутренних процессов.

У DST Global более 15 лет опыта разработки и улучшения существующих мобильных и веб-приложений для компаний в самых разных индустриях. DST Global предлагает готовые решения на базе DST Platform и кастомную разработку внутрикорпоративных порталов с учётом особенностей и потребностей бизнеса, в короткие сроки и с использованием оптимально подобранных технологий.