Какие задачи можно решить при помощи корпоративного портала на базе DST Portal

Запуская корпоративный портал на базе DST Portal у себя в компании, я подумал о том, а какие собственно его возможности мне интересны. Действительно, если описывать все, что могут современные порталы, не хватит места и на великой китайской. С другой стороны, мы все прекрасно знаем, что большинство сотрудников использует лишь 15-20 % от этих возможностей.

Как же сфокусироваться именно на тех функциях порталов, которые покрывают потребности большинства пользователей? Очевидно, что потребности менеджера по персоналу и ИТ директора при работе с системой будут отличаться кардинально. Поэтому я выделил несколько групп пользователей, описал наиболее характерные для них потребности и, исходя из этого, выбрал подходящее решение.

Сразу оговорюсь, вопросы стоимости владения порталом, длительность проекта внедрения и отказоустойчивости системы выходят за рамки этой темы, я возьму максимальную лицензию на ДСТ Портал - «Энтерпрайз». 

Исходя из принципов работы с порталом, я выделил следующие группы пользователей:

— обычные пользователи;

— менеджеры по персоналу;

— менеджеры по коммуникациям и связям;

— ИТ-специалисты;

— топ-менеджеры, руководители подразделений.

Теперь опишем ключевые потребности для каждой из выделенных групп (если потребность характерна для нескольких групп, например быстрый поиск информации, она будет описана в первой из этих групп):

Для обычных пользователей характерны следующие потребности:

— быстрый поиск требуемой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты и СТП, документы к тендерам и др.);

— автоматизация рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.);

— обмен информацией друг с другом (сообщения, фото с отпуска, фото новой машины, обсуждение новостей и событий и др.);

— информация о поступлении/наличии книг и/или периодических изданий в библиотеку компании, доступ к электронным версиям книг и/или периодических изданий (новости о поступлении, каталог книг и журналов, сколько экземпляров у кого находится, краткое описание, комментарии пользователей).

Для менеджеров по персоналу характерны следующие потребности:

— опросы и анкетирование сотрудников компании (удобный механизм подготовки опросных листов и анкет, автоматическая рассылка выбранной группе пользователей, простой механизм заполнения анкет и опросников, предварительная обработка результатов);

— архив организационно-правовых документов (должностные инструкции, положения об отделе, организационная диаграмма);

— информированность и/или адаптация новых сотрудников (электронная экскурсия по компании, перечень социальных объектов: музей, столовая или где можно пообедать, санчасть, профсоюз — где находится, режим работы, образцы заявлений. По каким вопросам к кому обращаться, например, что делать, если забыл пропуск? и др.);

— динамика численности (средства визуализации принятых и уволенных сотрудников в разрезе возраста, профессии, подразделения и др.);

— фотография рабочего дня (удобный механизм заполнения справочника функций по профессиям/должностям, простой механизм заполнения фотографии рабочего дня, возможность нормирования функций, предварительная обработка результатов).

Для менеджеров по коммуникациям и связям характерны следующие потребности:

— информирование сотрудников компании (о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых видах продукции и услугах — ориентация всех сотрудников компании на конечный результат);

— оценка внутрикорпоративных настроений (сбор и обработка мнения сотрудников компании о социальных условиях, качестве питания, о кадровых перестановках и др.);

— внутренние маркетинговые кампании (сбор и обработка мнения сотрудников компании о новых выпускаемых товарах и услугах и др.);

— сбор информации об увлечениях сотрудников компании (внутренних ценностях, мотивации).

Для ИТ-специалистов характерны следующие потребности:

— удобный механизм обработки заявок в тех.поддержку (принцип одного окна, интеграция с существующими helpdesk системами — тем более они уже есть в DST Portal, информирование пользователей об изменении статуса заявки, статистическая обработка результатов);

— удобная адресная книга с возможностью быстрого поиска ФИО, должности, телефона и места расположения любого пользователя (в том числе с отображением на карте);

— анализ и отображение статистики количества обращений в службу тех поддержки, интернет трафика, телефонной связи и печати.

— организация единой точки доступа ко всем информационным системам компании;

— вывод с камер видеонаблюдения.

Для руководителей и топ-менеджеров характерны следующие потребности:

— анализ информации (предварительная обработка и визуализация любой доступной информации — финансовых показателей, коммерческой информации, количества сбоев и аварий на производстве, текучесть кадров и др.);

— обратная связь с сотрудниками компании (возможность узнать мнение сотрудников компании по любому вопросу напрямую);

Причем для того, чтобы потребности не были мной надуманы, я выбрал экспертов из каждой группы и попросил их предложить свои варианты.

Эту процедуру полезно делать всем кто стоит перед выбором корпоративного портала. Тем самым закрываем сразу несколько вопросов: определяем основных заказчиков/потребителей портала у себя в компании, находим союзников при внедрении, формируем команду внедрения и вовлекаем их в проект с нулевой стадии, четко формулируем основные потребности и при выборе поставщика просим показать, а как обозначенные задачи реализованы в предлагаемом им решении.

P.S. Группы пользователей и потребности могут отличаться для каждой компании.

P.P.S. Буду благодарен если кто-то еще поделится потребностями и задачами решенными при помощи корпоративного портала.

Для ITшников, особенно программистов я бы добавил возможность корпоративного репозитория, на самом деле мегаактуально и доки к информационным продуктам (ну это и для службы поддержки тоже), конечно доки уже встроены в DST portal но я бы расширил функции 

Спасибо, как раз думаю о портале компании. Даже половины того что вы тут написали, не приходило ко мне в голову. Я вам очень благодарна. Читая ваши перечни, мне всё время приходила фраза: «А чё так можно?» удивлена что DST Portal такой функциональный 

Лицензия Enterpaise это ведь не единственный критерий, по которым вы выбрали создать портал на системе DST Portal, на чем основывались выбрав именно эту систему? 

Лицензия Enterpaise это ведь не единственный критерий, по которым вы выбрали создать портал на системе DST Portal, на чем основывались выбрав именно эту систему? 

Иван Тышковец

Конечно нет, посмотрели базовые функции — практически у всех порталов на рынке они очень похожи. Посмотрели GUI различных систем. Оценили стоимость владения (лицензии, в том числе системный софт+проект внедрения, под наши потребности+тех.поддержка). Проранжировали потребности. Для меня важна была возможность дорабатывать портал своими силами (ФОТ php-программиста пока еще ниже, чем java и .net и их проще найти). Оценили срок запуска.

Свели данные в таблицу, в столбцах рассматриваемые системы, в строках критерии по которым выбирали. В ячейках таблицы проставили то насколько система удовлетворяет заявленному критерию. В общем очень субъективно. Оказалось, что нам достаточно решения на базе DST Portal с максимальной лицензией.

Один момент в теме не указал — при выборе системы мы присвоили каждой из потребностей весовой коэффициент от 0 до 1, например быстрый поиск информации — 1, а у проведения внутренних маркетинговых компаний — 0,6. Также присвоили коэффициент таким параметрам как стоимость, срок и GUI = 1

Лицензия Enterpaise это ведь не единственный критерий, по которым вы выбрали создать портал на системе DST Portal, на чем основывались выбрав именно эту систему? 

Иван Тышковец

Конечно нет, посмотрели базовые функции — практически у всех порталов на рынке они очень похожи. Посмотрели GUI различных систем. Оценили стоимость владения (лицензии, в том числе системный софт+проект внедрения, под наши потребности+тех.поддержка). Проранжировали потребности. Для меня важна была возможность дорабатывать портал своими силами (ФОТ php-программиста пока еще ниже, чем java и .net и их проще найти). Оценили срок запуска.

Свели данные в таблицу, в столбцах рассматриваемые системы, в строках критерии по которым выбирали. В ячейках таблицы проставили то насколько система удовлетворяет заявленному критерию. В общем очень субъективно. Оказалось, что нам достаточно решения на базе DST Portal с максимальной лицензией.

Один момент в теме не указал — при выборе системы мы присвоили каждой из потребностей весовой коэффициент от 0 до 1, например быстрый поиск информации — 1, а у проведения внутренних маркетинговых компаний — 0,6. Также присвоили коэффициент таким параметрам как стоимость, срок и GUI = 1

Олег Рудаков

И все???
А мы рассматривали вариант на sharepoint.

Татьяна SP — хорошая система, мы тоже ее рассматривали. Просто эта тема не о том, чем хорошо то или иное решение, а о потребностях бизнеса в мощном портале вообще. 

Татьяна SP — хорошая система, мы тоже ее рассматривали. Просто эта тема не о том, чем хорошо то или иное решение, а о потребностях бизнеса в мощном портале вообще. 

Олег Рудаков

Если говорить о потребности бизнеса в мощном корпоративном портале:

— Централизованный доступ к информации. Пользователи могут получать доступ к необходимым документам, политикам, инструкциям и обновлениям с любого устройства.

— Оптимизация бизнес-процессов. Объединяя различные бизнес-приложения и процессы на единой платформе, корпоративный портал упрощает повседневные операции.

— Удобная коммуникация. Корпоративный портал делает удобным взаимодействие между командами, работающими удалённо или из разных регионов.

— Усиление бренда и корпоративной культуры. В корпоративном портале сотрудники обмениваются опытом, получают поддержку, обучаются и ощущают себя ценными для компании.

— Автоматизация адаптации новых сотрудников. Портал помогает им быстро заполнять необходимые документы, получать доступ к обучающим материалам и легко связываться с коллегами.

— Анализ и принятие управленческих решений. Интеграция аналитических инструментов позволяет отслеживать KPIs, анализировать производительность сотрудников и оптимизировать бизнес-процессы.

Потребности в корпоративном портале индивидуальны для каждой компании и зависят от многих факторов: наличия существующих систем, корпоративной культуры и специфики бизнеса.