В кругу предпринимателей живет поверье, что автоматизация бизнеса —
привилегия крупных и средних компаний, а для небольших фирм она совсем
не обязательна. В статье мы разберем, как такой инструмент может вывести
любой бизнес на новый уровень и дать простор его развитию.
Объявляем пять отобранных нами причин, которые убедят вас в необходимости автоматизировать бизнес.
1. Снижение расходов
Целый пласт возможностей повлиять на результаты деятельности компании. Отобрали самые очевидные.
Рутинные задачи и типовые действия
Посчитайте,
сколько времени ваши менеджеры тратят на заполнение счетов, отчетов,
договоров, коммерческих предложений и других «еже-» (выберите подходящую
половину: «дневных», «недельных», «месячных») документов? А сколько
часов уходит на обучение новичка этим премудростям?
Автоматизация
стандартных и рутинных процессов дарит сотрудникам ценное время на
стратегическую, творческую и аналитическую часть работы.
Сложные расчеты
Ошибка
одного сотрудника при сложных расчетах или заполнении нестандартных
отчетов может лишить предприятие немалой части выручки. Менеджер
ошибается не злонамеренно, это обычный человеческий фактор. Программа не
человек, так не ошибается.
Планирование времени работы сотрудников
Когда
услуга подразумевает выезд специалиста «на место», важно эффективно
спланировать расписание каждого сотрудника. Например, выстроить цепочку
адресов с вызовами таким образом, чтобы специалист мог выполнить свою
работу без спешки на каждой точке. При этом цепочка будет без дыр в
расписании и без потерь трудочасов специалиста.
В программу можно заложить алгоритм, который будет подбирать исполнителей под конкретные задачи и запросы клиентов.
Планирование сырьевых ресурсов и складских запасов
Производственный
процесс включает большое количество звеньев. Чтобы процесс не
остановился, каждое звено должно быть готово к входящей задаче. Простой
пример: магазины считают складские остатки и заранее заказывают товар у
ритейлеров. А что если считать и следить нужно на каждом этапе
производства?
Программа автоматически считает и подсказывает,
когда и в каком количестве закупить сырье. Так вы снижаете вероятность
простоя оборудования или проблему «пустых полок».
К нам обратился
Клиент, который занимается грузоперевозками. Он указал на три проблемы,
которые нужно было решить путем автоматизации бизнес-процессов.
И еще одна проблема — грамотное назначение исполнителей на заявки, чтобы распределить их наиболее эффективным образом.
Итогом работ стало решение на базе системы DST CRM, которое решает все эти задачи.
Приложение
для учета грузоперевозок было разработано индивидуально под клиента с
использованием базы DST CRM которая позволила создать продукт за 4
месяца
Вторая проблема — обучение персонала. Нельзя просто
посадить нового человека на прием заявок, нужно долго обучать правилам
расчета, ведь в случае ошибки фирма теряет деньги.
Основное узкое
звено — алгоритм расчета стоимости услуг. Оператор принимает заявку и
определяет стоимость, при этом учитывает факторы: услуга, время и место,
продолжительность, какой это город, какое время суток, сколько людей
будет работать, какая поедет машина, какой исполнитель будет работать и
т.п. Формула сложная, расчет вручную — вероятность ошибки максимальная, а
оперативность низкая.
2. Увеличение доходов
Мы
знаем, что вы знаете и ваш маркетолог знает десятки способов увеличить
выручку компании с помощью маркетинговых инструментов и операционных
изменений. Программа и приложение дополняют эти способы, вот несколько
примеров:
Простая и удобная онлайн-запись и онлайн-покупка
экономят время и нервы пользователей. Это дает плюс к карме вашего
продукта и количеству операций через сервис.
Push-уведомления в
мобильном приложении и email-рассылки держат вас на короткой ноге с
пользователем: напоминаете об акциях и скидках, доносите новости,
возвращаете к отложенным товарам.
Бонусная программа повышает
лояльность клиентов, побуждает совершать больше целевых действий. Вы
получаете подробную раскладку по предпочтениям клиента, количеству и
периодичности взаимодействия с продуктом и другую информацию, по которой
легче выстроить стратегию.
Сама иконка приложения служит напоминанием о вас. Клиенты изначально мониторят товары и услуги на уже установленных приложениях.
3. Контроль результатов в системе DST CRM
Рост
доходов и снижение расходов может стать случайным событием, если не
следить за результатами. Программа фиксирует показатели во всех
контрольных точках, выстраивает динамику изменений и
следственно-причинные связи, после выводит обработанную информацию в
виде отчетов и рекомендаций. Так она обеспечивает постоянство
результатов.
Например, в DST CRM
мы контролируем все финансовые показатели: расходы, доходы по различным
периодам, ROI. А также следим за рабочим временем и эффективностью
сотрудников.
Однажды мы выяснили, что доход за период не покрывает
расход компании, хотя поступления (авансовые) и деньги на счету были.
Без аналитики данных мы могли не понять этого и продолжили бы работать,
пока в один момент резко не ушли в большой минус. А так — оперативно
отреагировали и исправили ситуацию.
4. Масштабирование бизнеса
Представим,
вы достигли той точки, когда бизнесу тесно в текущих условиях. А
расширение бизнеса целесообразно лишь в формате дополнительных точек
обслуживания. Вы решили задачу с арендой, оборудованием и наймом
сотрудников. Но остается масса других вопросов:
Как обучить сотрудников, передать им всю информацию и уже полученный опыт?
Как контролировать их работу?
Как ставить планы и проверять результаты?
Все вопросы решает автоматизация бизнеса.
По
такой схеме работают франшизы. Предприниматель создает интересную
бизнес-модель, продает право использовать ее другим бизнесменам,
помогает поставить этот бизнес и получает свой процент. Когда франшиз не
больше 10, контроль возможен без специальной программы. Если их больше,
нужна автоматизация бизнес-процессов, чтобы отслеживать результаты
каждой точки и свой процент прибыли.
5. Стабильность процессов в системе DST CRM
В
бизнесе форс-мажорные ситуации — частое явление. Менеджер заболел, а
все общение с клиентами завязано на нем; сотрудник со всеми данными по
проекту в один прекрасный день уволился и не успел передать всю
информацию остальным; банально можно просто забыть или потерять ту или
иную информацию.
Автоматизация бизнес-процессов предприятия
страхует от таких ситуаций. Вся информация зафиксирована в программе,
процессы четко регламентированы и налажены, данные по клиентам и
проектам хранятся в вашей системе DST CRM.
Стабильность не
нарушается, даже когда в процесс вводится новый сотрудник. Ему доступна
вся история в базе, программа подсказывает шаги и обучение не занимает
слишком много времени.
В рамках автоматизации бизнеса можно выбрать готовое решение или заказать разработку собственной программы на базе DST CRM. Все зависит от целей бизнеса и набора функций, которые нужны.
